Att lämna anbud

Vid en offentlig upphandling anger kommunen krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag och leverantören svarar med ett anbud. Detta görs via upphandlingssystemet E-avrop.

Innan ni lämnar in anbudet, läs igenom anbudsunderlaget. Möjligheterna att i efterhand förändra informationen i dessa handlingar är mycket begränsade, ta därför god tid på er vid anbudsförfarandet. Se till att samtliga ska-krav uppfylls, anbud som inte uppfyller ska-kraven utvärderas inte.

För att få mer information om hur du registrerar dig, får åtkomst till upphandlingen mm och sedan lämnar anbud, vänligen följ anvisningarna i guide till anbudsgivning.

Administrativa föreskrifter

I varje upphandling finns dokumentet Administrativa föreskrifter som innehåller information om praktiska detaljer som rör upphandlingsförfarandet så som frågeställningar, utvärdering, sista dag för anbudslämning, sekretess etcetera. Var noga med att läsa igenom detta underlag innan du lämnar anbud.

Allmänna föreskrifter

I den första delen kallad allmänna föreskrifter ges information om vad det är för typ av upphandling – direktupphandling, förenklat förfarande, öppen upphandling eller selektivt urval. Här anges även om det krävs att anbudsgivaren skall lämna ett eller flera anbud, lämna anbud på hela eller på en viss del av upphandlingen. Sista avsnittet handlar om sekretess och anbudsgivares rätt att begära skydd av vissa affärshemliga uppgifter och/eller skydd av personuppgifter. Begäran om sekretess kan komma att prövas i senare skede.

Föreskrifter – hämta och lämna anbud

I nästa avsnitt “Föreskrifter – hämta och lämna anbud” får intressent information om vilket upphandlingsverktyg upphandlande myndighet använder sig av och hur man kan logga in respektive registrera konto. Vidare får anbudsgivaren kännedom om hur man kan ställa frågor och få svar. Upphandlingsverktyget innehåller en funktion för frågor och svar, vilket förenklar administration samtidigt som den information som framförs blir synlig för alla intressenter.

Anbudsgivaren får besked om hur man lämnar in anbudet samt uppmaning att läsa eventuell nytillkommen information som kan påverka något krav eller utvärdering. Vanligtvis anges att anbudet skall vara skrivet på svenska eller skall anbudsgivaren på begäran vara beredd att översätta handlingarna.

Anbudsgivaren skall också ta ställning till innehåll och pris relaterat till kravet på hur länge anbudet skall vara giltigt. I normalfallet begärs att anbud skall vara giltigt under 120 dagar från den dag som benämns sista anbudsdag. Lämna in anbudet i god tid men senast sista angiven anbudsdag.

Anbudsutvärdering

Det tredje och sista avsnittet ger information om hur själva utvärderingen är planerad samt vad den översiktligt innehåller. Här finns uppgifter hur upphandlande myndighet agerar vid lika anbud det vill säga använder sig av lottning. I detta avsnitt finns också information om rätten att komplettera “Anbud får förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, så kallad nollställning. Nollställning innebär att anbud behandlas så att de blir jämförbara.”

Notera att upphandlande myndighet äger rätt, att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas, eller om verksamhetens budget förändras.

Tilldelningsbeslut skickas till anbudsgivarna efter genomförd procedur för utvärdering. När beslut tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om beslut ut till samtliga anbudsgivare (LOU 16 kap). I beslutet anges vilken leverantör som kommunen avser att teckna avtal med och skälen varför. Bindande avtal/kontrakt sluts genom att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas efter att tilldelningsbeslut vunnit laga kraft och inga andra hinder föreligger.

Samarbete med Skattemyndigheten

Karlshamns kommun har inlett ett samarbete med Skatteverket för att förebygga ekonomisk brottslighet och för att underlätta för kommunen att anlita seriösa företag.  Detta är därmed ett sätt att minska risken för osund konkurrens. Samarbetet sker genom information och service som förenklar och gör det möjligt att enbart anlita företag som sköter sin redovisning och betalning av skatter och avgifter.

Fråga alltid om något är otydligt

Vid oklarheter eller fel i förfrågningsunderlaget, tag snarast kontakt med kommunens upphandlingsenhet via E-avrop. Om kommunen får synpunkter i tid kan kommunens handläggare göra förtydligande eller rättelser som når alla som har begärt/kommer att begära ut förfrågningsunderlaget.

Lämna in anbudet i tid

För sent inkomna anbud får inte vara med och konkurrera om den aktuella upphandlingen. Kontrollera därför när sista anbudsdagen är och lämna in anbudet i god tid innan anbudstiden går ut. Eventuella arbetsprov skall skickas i god tid och helst digital. I det fall ordinarie postgång måste anlitas, är rekommendationen, att skicka med försändelsetypen “rekommenderad post”.