Vanliga frågor om upphandling

Varför upphandlar man?

Enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) ska alla varor och tjänster som är offentligt finansierade upphandlas.

Syftet med detta är, dels att använda konkurrensen på marknaden för ett effektivt nyttjande av de offentliga medlen, dels att garantera den fria rörligheten på EU:s inre marknad. Lagen LOU ska även bidra till att förhindra korruption och att oseriösa aktörer kommer in på den offentliga marknaden.

Vilka regler gäller vid upphandling?

Karlshamns kommun lyder tillsammans med alla andra myndigheter, kommuner och regioner under Lagen om offentlig upphandling som i sin tur har sin grund i EU-förordningar.

Kommunen har även en egen policy med riktlinjer för hur upphandling och inköp ska gå till. Se följande länk Styrdokument Karlshamns kommun. Sök fram rubriken “Ekonomi och verksamhetsstyrning” och därunder finns dokumenten 7.33 samt 7.33.1 om upphandlingspolicy samt riktlinjer.

Hur lång tid tar en upphandling?

Det beror på vad som ska upphandlas och vilken typ av upphandlingsförfarande som kräVS.

Behovsinventering

I samband med en upphandling tillsätts en referensgrupp med uppgiften att identifiera behovsbilden. Underlaget ligger sedan till grund för den kravspecifikation som utarbetas. Kravspecifikationen delas oftast in i flera delar dvs. en del för absoluta krav, SKA-krav och en annan del för BÖR-krav dvs. möjliga men ej nödvändiga krav.  I samband med denna fas involveras en upphandlare.

Val av upphandingsförfarande

Upphandlare tillsammans med referensgrupp kommer fram till vilket upphandlingsförfarande som är lämpligast med hänsyn till avtalsvärde, återkommande beställningar, avtalslängd, behov av mer kunskap om produkt/tjänst, behov av dialog med leverantörer på marknaden etc.

Annonsering

Annonseringen tar olika lång tid beroende på upphandlingsförfarande. I genomsnitt räknar man 30 dagar för annonsering.

Anbudsöppning, utvärdering och tilldelning

När anbudstiden är slut skall anbudsöppning ske, protokoll skrivas under och sedan kan utvärderingen påbörjas. Beroende på komplexitet och utvärdering baserat på kvalitativa parametrar kan det ta olika tid att bli klar med utvärderingen. Räkna ändå cirka 2 – 4 veckor för en inte alltför svår utvärdering. Det kan vara nog svårt att hitta datum i olika medarbetares kalendrar. När utvärderingen är klar väljs en eller flera leverantörer beroende på hur man definierat ett anbud, en leverantör eller ett anbud med rangordnade leverantörer. Anbudsgivarna informeras om utgången av upphandlingen och den vinnande leverantören tilldelas uppdraget.

Avtalsspärr

Lagen om offentlig upphandling, LOU, kräver att man vid de flesta upphandlingsförfarandena utnyttjar en period efter tilldelning benämnd avtalsspärr. Efter tilldelningsbeskedet får inget avtal signeras förrän denna spärrperiod har passerats. Tidslängden för avtalsspärren uppgår till 11 dagar. Syftet är, att ev. övriga anbudsgivare ska kunna överklaga beslutet om tilldelning baserat på väl grundade argument om förutsättningar som inte ligger i linje med principerna om öppenhet, transparens, likabehandling eller proportionalitet. Vid förnyad konkurrensutsättning är avtalsspärren frivillig och vid direkt upphandling inte lika hårt tvingande.

Beslut att avtal ska undertecknas

Parterna går igenom avtalsvillkoren, kommenterar och signerar. Vardera parten får var sitt exemplar.

En genomsnittlig upphandling tar ca 3-4 månader. En riktigt stor upphandling kan ta mer än ett år att genomföra.  Överklagas upphandlingen tar det ännu längre tid innan upphandlingen är avslutad och avtalet undertecknat.

Var kan man se aktuella och kommande upphandlingar?

Upphandlingarna annonseras i Karlshamns kommuns upphandlingsverktyg,  e-Avrop.
Följ länken för pågående upphandlingar

Vad är en direktupphandling?

Alla köp av varor och tjänster som en upphandlande myndighet behöver ska upphandlas. En upphandlande myndighet får inte vända sig direkt till endast en leverantör utom i få, särskilt angivna situationer.

Direktupphandling får användas endast när upphandlingens värde är tillräckligt lågt eller om det finns synnerliga skäl.

Se Upphandlingsmyndigheten om upphandling under direktupphandlingsgränsen

När är en direktupphandling tillåten?

Direktupphandling är tillåten endast om upphandlingens värde understiger 586 907 SEK (maj 2019) och ramavtal för behovet inte finns. I lagen om offentlig upphandling (LOU) går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde på 586 907 kr eller som anges i LOU värde som inte överstiger 28 procent av tröskelvärdet dvs. 2 096 097 kr.

Se upp med det sammanlagda värdet! Värdet utgörs nämligen av det sammanlagda värdet som upphandlas för samma typ av vara/ tjänst under ett kalenderår. Analysen skall inte enbart göras för en avdelning utan omfatta hela kommunen. Innan upphandlingen genomförs skall man även göra en bedömning om fler liknande beställningar kommer att genomföras under en period av fyra år. Denna sista bedömning säkerställer valet av upphandlingsförfarande.

Direktupphandlingar över 100 000 SEK ska dokumenteras enligt LOU. Det är viktigt att utgå från aktuell nämnds  delegationsordningar angående vem som har rätt att genomföra direktupphandling.

Vad är en otillåten direktupphandling?

En otillåten direktupphandling är:

  • Alla inköp som inte görs i enlighet med LOU, exempelvis en direktupphandling som överstiger tröskelvärdet.
  • Uppdelning av inköp över tid som sammanlagt överstiger tröskelvärdet.
  • Uppdelning av inköp mellan verksamheter som sammanlagt överstiger tröskelvärdet.
  • Direktupphandling trots befintligt ramavtal.

Hur går jag tillväga vid en förnyad konkurrensutsättning?

Vid en förnyad konkurrensutsättning finns redan ett ramavtal i grunden. Vanligtvis handlar det om ramavtal som ingåtts genom en Inköpscentral.

Inköpscentral såsom SKL Kommentus Inköpscentral eller Kammarkollegiet har tagit fram mycket bra arbetsmaterial och stöddokument att utgå ifrån.

Beroende på villkor i ramavtal, uppsatta beloppsgränser, antal leverantörer i rangordning etc. sätts en lista upp för att klart och tydligt presentera vilka företag som skall få lämna anbud.

Tanken med förnyad konkurrensutsättning är, att man skickar en offertförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer som finns på ett visst ramavtal för att ge dem en möjlighet att offerera efterfrågad vara/ tjänst. Vilka utvärderingskriterier som gäller varierar från avtal till avtal.

Jag vill köpa en vara från ett företag som är mycket billigare än det ramavtal som Karlshamns kommun har. Kan jag bortse från ramavtalet och välja den leverantör som jag själv hittat ?

Nej, det går inte. Då blir det en otillåten direktupphandling i och med att det redan finns ett avtal.

Vilka krav är vanliga i en upphandling och som en leverantör ska följa under en pågående avtalsperiod?

  1. De klassiska kvalificeringskraven
    • Bolagsregisteringen
    • Skatteverket
    • Ansvarsförsäkring
    • Ekonomisk och finansiell stabilitet
    • Yrkesmässig kapacitet
  2. Krav rörande produktion av varor/tjänster
    • Volym
    • Kvalitet
    • Kvalitetssäkring
    • Pris
    • Leveransförfarande och -säkerhet
    • Fakturering- och betalningsvillkor
    • Hänsyn till rätt och branschpraxis
    • Rätt gentemot tredje man
    • Rätt gentemot underleverantör och uppdragsgivare
    • Garantier
    • Statistik
    • Uppföljning
  3. Rättighet vid marknadsföring
    • Immateriell rätt och marknadsföring av resultat
    • Rättigheter gentemot tredje man
  4. Krav på information, datasäkerhet och säkerhet i övrigt
    • GDPR
    • Säkerhetsklassad information
    • Sekretess
    • Arkiveringslagen
    • Upphandlande myndighets policy och riktlinjer
  5. Politiska krav
    • Social
    • Etisk
    • Miljö
    • Hållbarhet

Dessutom ingår som regel leverans och montering vilket spar arbetstid för kommunens personal.

Var kan jag hitta mer information om hur man ställer miljökrav i en upphandling?

Få mer information på Upphandlingsmyndigheten: Ställ hållbarhetskrav enligt Upphandlingsmyndigheten

Upphandlingsmyndigheten utvecklar och förvaltar hållbarhetskriterier som beaktar miljö- och sociala hänsyn i offentliga upphandlingar. Kriterierna består av färdigformulerade krav med tillhörande motiv och förslag på verifikat och är framtagna för de vanligast förekommande upphandlingsområdena. Kriterierna ska vara drivande vilket innebär att de är mer långtgående än lagstiftningen och tas fram i upp till tre nivåer; bas, avancerad och spjutspets.

Jag tycker att upphandlingsterminologin är krånglig, var hittar jag förklaringar till begreppen?

I Upphandlingsmyndighetens ordlista finns förklaringar till de flesta ord och begrepp som används vid upphandling och inköp. Länk till Upphandlingsmyndigheten.

Se även i avtal omfattande en likvärdig upphandling

Vad omfattar ett ramavtal?

Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en viss tidsperiod. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av såväl varor och tjänster som byggentreprenader.

Ramavtal är ansett som en effektiv och användbar avtalsform när den upphandlande myndigheten, med rimlig grad av säkerhet, kan förutse framtida återkommande behov av anskaffningar och vill planera för dessa.

Ramavtalen är specifikt avtalade för vissa varor och tjänster. Den leverantör som upphandlande myndighet har avtal med får bara leverera de varor och tjänster som gäller enligt avtalet.  Därför är det viktigt att man läser igenom ramavtalen.

Vem kan lämna anbud?

Alla företag och organisationer som uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav kan lämna anbud. Det är också möjligt för två eller flera aktörer att gå samman i ett så kallat konsortium och lämna gemensamt anbud. Vid förfarandet direktupphandling har den upphandlande myndigheten också möjlighet att vända sig direkt till tre leverantörer.

Vilka är kriterierna för att man ska vinna en upphandling?

Kriterierna varierar från upphandling till upphandling. Det är därför viktigt att Du som anbudsgivare läser förfrågningsunderlaget noggrant, svarar på alla frågor samt bifogar efterfrågade intyg och dokument.

Känns något oklart kan Du alltid ställa en fråga via Karlshamns kommuns upphandlingsverktyg, E-avrops frågefunktion för aktuell upphandling.

Hur lämnar man anbud?

Läs igenom anvisningarna i nedan Checklista:

  • Bevaka aktuella upphandlingar inom ditt område.
  • Börja jobba med aktuellt anbud i god tid innan anbudstidens utgång.
  • Gå igenom alla så kallade skall-krav, bör-krav och utvärderingskriterier och bedöm om Du kan uppfylla dem.
  • Läs kontraktsvillkoren och ta ställning till om de är rimliga, om något villkor saknas eller är motstridigt
  • Studera upphandlingsunderlaget mycket noga, så att Du inte missar något obligatoriskt krav eller tar med något som inte efterfrågas.
  • Kontakta ansvarig handläggare på kommunen / ställ frågor via upphandlingsverktyget e-Avrop om något är otydligt eller oklart i upphandlingsunderlaget. Ställ frågor via funktionen Frågor & Svar.
  • Alla upphandlingar ska uppfylla de grundläggande principerna. Detta innebär exempelvis att alla leverantörer ska behandlas lika (likabehandlingsprincipen), att upphandlingsförfarandet ska präglas av öppenhet och förutsebarhet (öppenhetsprincipen) och att kraven som ställs inte får vara högre än vad som är syftet med upphandlingen.
  • Om kommunen genomfört upphandling inom samma område tidigare kan det vara en god idé att begära ut det vinnande anbudet för att få tips på hur man ska skriva.
    Om upphandlingen är för stor för Ditt företag finns möjlighet att samarbeta med andra företag.
  • Läs igenom anbudet en extra gång innan Du lämnar in det, så att Du är säker på att Du inte missat något.
  • Framförallt ska alla ska-krav ovillkorligen vara uppfyllda.
  • Se också till att intyg, certifikat med mera som efterfrågas finns med.
  • Kontrollera om upphandlande myndighet ställer krav på att behörig firmatecknare skall skriva under en viss handling redan vid anbudets inlämnande. Vanligast gäller, att behörig signatur verkställs i samband med avtalets tecknande.
  • Kom ihåg att anbudet är bindande för Dig.
  • Som huvudregel blir alla anbud offentliga efter avslutad upphandling.
  • Om det finns känsliga uppgifter i Ditt anbud bör Du därför begära att dessa sekretessbeläggs. Begäran kommer att prövas enligt Sekretesslagen av kommun.
  • Om Du inte vinner upphandlingen så kan det vara värt att begära ut det vinnande anbudet och studera hur det företaget lagt upp sitt anbud. Det kan ge tips till kommande upphandlingar.

Vad är ett dialogmöte?

För att få rätt leverantör för den tjänst som organisationen är i behov av, är dialog inför upphandlingen ett bra verktyg. Dialog innebär att upphandlande myndighet träffar potentiella leverantörer, branschorganisationer, experter och andra aktörer innan kraven utformas i den kommande upphandlingen. Syftet med dialogen är att få kunskap om de lösningar marknaden kan erbjuda eller utveckla utifrån det specifika behovet i upphandlingen. På så sätt kan upphandlande myndigheter få information som innebär att de krav som ställs i förfrågningsunderlaget inte utestänger nya lösningar som finns på marknaden.

För mer information om dialogmöten se länk under relaterade länkar.